VLOOKUP termasuk kedalam salah satu fungsi yang
paling banyak digunakan dalam aplikasi Excel. Sesuai dengan nama
dasarnya yaitu lookup yang bisa diartikan melihat atau mencari, maka
fungsi ini akan menghasilkan suatu formula untuk
mengisi data pada tabel berdasarkan data pada tabel lainnya atau
tabel referensi tertentu dengan menggunakan suatu nilai kunci yang
spesifik. Awalan huruf V didepan kata lookup merupakan singkatan
dari kata Vertical. Istilah vertical ini merujuk pada
bentuk tabel referensi yang digunakan, dimana judul kolomnya terletak
dibagian atas dan data-datanya tersusun kebawah secara vertikal. Contoh
sebuah tabel vertical ini bisa dilihat pada gambar berikut ini.
Aturan penulisan VLOOKUP mungkin bisa dibilang agak rumit bagi yang
baru saja mempelajari penggunaan formula pada Excel. Namun jika sudah
terbiasa, aturan ini sebetulnya bisa dibilang sederhana, yaitu:
=VLOOKUP(nilai_kunci;range_tabel_referensi;no_index_kolom;tipe_data)
Penjelasan aturan penulisan tersebut sebagai berikut:
- nilai_kunci: Adalah nilai yang dijadikan acuan untuk membaca tabel referensi. Nilai ini harus ada baik pada tabel yang akan diisi maupun pada tabel referensi.
- range_tabel_referensi: Adalah range dari tabel yang berisikan data referensi untuk mengisi hasil yang diharapkan. Pastikan bahwa range yang Anda pilih tidak menyertakan judul kolomnya.
- no_index-kolom: Adalah nomor urut data dalam tabel referensi yang akan dituliskan hasilnya. Dimulai dari kolom paling kiri pada tabel referensi tersebut dengan nomor index 1, dan seterusnya.
- tipe_data: Ada 2 jenis tipe data yaitu TRUE dan FALSE. Nilai TRUE Anda gunakan jika nilai datanya tidak pasti atau berada pada range tertentu dan nilai FALSE Anda gunakan jika nilai data berharga pasti.
Agar lebih jelas bagaimana cara menggunakan fungsi VLOOKUP ini, perhatikan contoh berikut ini.
Pada contoh tersebut terdapat 2 buah tabel. Data pada tabel Laporan Penjualan
jelas akan selalu bertambah tiap harinya. Setiap kali ada pembeli maka
Anda tinggal mengisikan data tanggal, nama pembeli serta kode
voucher-nya. Sementara data
Voucher serta Harga akan terisi secara otomatis tiap kali Anda mengisikan data pada kolom
Kode. Pengisian data secara otomatis ini bisa dicapai dengan melihat tabel referensi yaitu tabel
Stok Gudang dan tentunya dengan menggunakan formula VLOOKUP.
Langkah pertama akan diisi dahulu data pada tabel Voucher yaitu data pada sel
E12. Untuk mempermudah pembahasan, aturan penulisan VLOOKUP kembali dituliskan sebagai berikut:
E12=VLOOKUP(nilai_kunci;range_tabel_referensi;no_index_kolom;tipe_data)
nilai_kunci yang digunakan adalah data pada kolom Kode dalam tabel
Laporan Penjualan, yaitu sel D12. Alasannya karena
Voucher akan bisa terisi dengan bersandar pada data dalam kolom
Kode tersebut.
Dengan demikian formulanya menjadi:
E12=VLOOKUP(D12;range_tabel_referensi;no_index_kolom;tipe_data)
Kemudian range_tabel_referensi jelas adalah range data pada tabel
Stok Gudang yaitu B4:D7.
Dengan demikian formulanya menjadi:
E12=VLOOKUP(D12;B4:D7;no_index_kolom;tipe_data)
no_index_kolom Anda tentukan dengan melihat didalam range_tabel_referensi. Dalam hal ini Anda akan mengisi data pada kolom
Voucher maka Anda lihat data untuk Voucher tersebut didalam range_tabel_referensi berada pada kolom keberapa?
Dari gambar diatas dapat dilihat bahwa data yang akan diambil berada pada kolom ke-2, maka
no_index_kolom yang digunakan adalah 2. Dengan demikian formulanya menjadi:
E12=VLOOKUP(D12;B4:D7;2;tipe_data)
Yang terakhir adalah tipe_data. Disini yang akan digunakan adalah
FALSE. Penjelasannya adalah karena data tersebut
bersifat pasti, misalnya kode S sudah pasti untuk Simpati, kode E sudah
pasti untuk Esia, dan demikian seterusnya. Dengan demikian formula
lengkap untuk mengisi data pada kolom Voucher tersebut
adalah:
E12=VLOOKUP(D12;B4:D7;2;FALSE)
Untuk mengisi data pada sel selanjutnya yaitu sel E13 dan
E14 seperti biasanya Anda dapat menggunakan
Auto Fill. Namun perhatikan bahwa tabel referensi
yang menjadi acuan memiliki range alamat sel yang statis alias tetap.
Oleh karenanya, sebelum Anda menjalankan proses Auto Fill maka Anda
harus mengunci terlebih dahulu range tabel referensi
tersebut agar menjadi
sel yang absolut. Hingga formulanya akan menjadi:
E12=VLOOKUP(D12;$B$4:$D$7;2;FALSE)
Dan proses
Auto Fill kini dapat dijalankan untuk mengisi data pada sel-sel berikutnya.
Berikutnya, bagaimana mengisi data pada kolom Harga yaitu sel
F12 hingga F14? Formula yang digunakan tentunya tetap sama hanya saja
no_index_kolom yang berbeda yaitu 3 karena data yang akan diisikan diambil dari kolom ke-3 pada tabel referensi.
Dan berikut ini formula yang digunakan setelah menggunakan sel absolut untuk range tabel referensinya.
F12=VLOOKUP(D12;$B$4:$D$7;3;FALSE)
Pada contoh diatas Anda telah melihat penggunaan tipe data FALSE
yaitu tipe data yang pasti. Untuk tipe data TRUE aturan
penulisan formula-nya tetap sama, hanya saja data yang akan diisikan
adalah data yang tidak pasti atau berada pada range tertentu. Contoh
untuk penggunaan tipe data TRUE ini bisa dilihat
pada tabel berikut ini.
Anda harus mengisikan formula VLOOKUP pada kolom Nilai dalam tabel
Daftar Nilai Siswa, yaitu sel E13 hingga sel
E15. Nilai yang akan diisikan tersebut mengacu pada range tertentu dalam tabel referensi, yaitu:
- Nilai E: Score 0 s/d 39
- Nilai D: Score 40 s/d 59
- Nilai C: Score 60 s/d 79
- Nilai B: Score 80 s/d 89
- Nilai A: Score 90 s/d 59
Kondisi ini jelas menggambarkan sebuah data yang tidak pasti oleh karenanya tipe data yang digunakan adalah
TRUE. Dan formula akhir yang digunakan adalah sebagai berikut.
=VLOOKUP(D13;$B$4:$C$8;2;TRUE)
Yang harus Anda perhatikan untuk tipe data TRUE ini adalah urutan
data pada tabel referensi harus menaik atau tersusun dari data terkecil
hingga data terbesar.
